Adjoint.e Administratif.ve

Dans un monde qui change, des défis sans précédent exigent des talents inégalés. Rejoignez l’un des Meilleurs Employeurs de Montréal 2025. Nous sommes une organisation dynamique et en pleine croissance dont l’établissement principal est situé au centre-ville de Montréal et faisant partie d’un groupe financier international pleinement engagé dans la construction d’un futur durable. À noter que le poste peut être au sein de la Succursale canadienne de BNP Paribas ou de l’une de ses filiales basées à Montréal. 

Le poste et le département en un coup d’œil 

Le poste actuel est celui d’un.e adjoint.e administratif.ve qui relèvera du chef de l’équipe des services de plateforme et du responsable de l’administration et de la gestion des bureaux, tout en soutenant les clients prioritaires et le personnel du Front Office de Global Markets & Banking Americas. 

Les tâches quotidiennes liées à l’administration et à la gestion des bureaux comprennent, mais sans s’y limiter, la gestion des déplacements et des dépenses, la mise en œuvre du contrôle des coûts, le point de contact unique pour les employés en visite, la gestion de TOMNET, l’intégration des nouveaux employés, les réservations de salles, l’aide aux présentations, la facturation, la planification de la continuité des activités, la gestion du calendrier et des réunions pour les cadres supérieurs, les clients prioritaires, l’organisation des politiques et procédures, les rapports de dépenses, les rapports sur les divertissements des clients, les rapports FINRA, la coordination des installations, et la gestion des locaux. 

Les adjoints administratifs doivent collaborer avec d’autres adjoints dans plusieurs régions afin d’assurer un soutien sans heurt à l’ensemble de notre personnel de Global Markets & Banking. Cela comprend, sans s’y limiter, une présence auprès de cadres supérieurs qui ne font pas partie de leurs priorités habituelles lorsque d’autres adjoints ne sont pas au bureau.

Dans le détail

• Élaborer et tenir à jour des plans de projet tout en travaillant à s’assurer que tous les livrables sont achevés dans les délais et avec exactitude. 
• Fournir un soutien direct au chef des services de plateforme dans le cadre de divers projets en faisant preuve de diligence dans la surveillance de tous les livrables.
• Gérer les voyages nationaux et internationaux.
• Traiter les demandes de remboursement de frais importants.
• Coordonner les réunions Webex (vidéo ou audio) et exécuter les fonctions d’aide aux opérateurs.
• Planifier et coordonner toute la logistique des événements internes et externes, comme les tournées de présentation des clients, les événements de consolidation d’équipe, les événements du personnel au bureau et en dehors du bureau, les programmes d’apprentissage des ateliers internes, les réunions avec les clients externes et toutes les autres exigences d’événements ponctuels. 
• Gérer la logistique des visiteurs.
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants.
• Tenir à jour les listes de distribution des courriels dans Outlook.
• Modifier et distribuer les rapports du service. 
• Rédiger les procès-verbaux des réunions financières de haut niveau.
• Gérer le traitement intensif des factures et la coordination de l’intégration des clients externes.
• Réaliser tous les projets ou toutes les tâches demandés par la direction en adoptant une approche stratégique, flexible et avant-gardiste. 
• Préparer des rapports à l’aide d’Excel.
• Utiliser quotidiennement plusieurs logiciels (ivalua, My IT / SailPoint, Concur, Tom Net et Clock Net…)

Les atouts et compétences qui vous feront réussir 

• Baccalauréat ou diplôme de cycle supérieur
• Trois à cinq ans d’expérience confirmée dans le soutien aux parties prenantes d’échelons supérieurs et au personnel interne général pour toutes les demandes administratives
• Solides compétences organisationnelles, approche proactive, réflexion prospective et orientation sur les solutions 
• Expérience dans l’élaboration et le déploiement de nouvelles procédures et de nouveaux contrôles 
• Excellentes aptitudes en communication, tant verbale qu’écrite
• Étant donné que la grande majorité de nos clients, tant internes qu’externes, sont établis à l’extérieur du Québec et du Canada, des exigences linguistiques particulières peuvent s’appliquer. La connaissance de l’anglais est requise.
• Solide expérience en soutien administratif aux parties prenantes d’échelons supérieurs et au personnel interne général pour toutes les demandes administratives
• Solide connaissance de l’élaboration et de la modification de présentations PowerPoint pour les réunions avec les clients
• Maîtrise des logiciels Word et PowerPoint. Grande maîtrise de Microsoft Outlook et d’Excel
• Connaissance approfondie des procédures de gestion administrative et de bureau ainsi que des politiques du service et des politiques juridiques 
• Solides compétences en gestion de projets et grande capacité à élaborer des plans de projet et à gérer les échéanciers afin de satisfaire aux impératifs des plateformes en matière de livrables 

Ce que l’on vous offre

En plus d’une rémunération compétitive, nous vous offrons de nombreux avantages y compris un programme d’assurance famille et conjoint.e flexible, un régime de retraite à cotisations définies et des jours payés pour le bénévolat. Des arrangements de travail hybrides sont disponibles pour la majorité des positions. Une présence au bureau est requise pour un minimum de 3 jours par semaine, une de ces journées doit être un lundi et/ou un vendredi. BNP Paribas offre d’excellents programmes de formation et de développement personnel, ainsi que des opportunités d’évolution au sein de l’entreprise et à l’international.

Pour en savoir plus sur notre gamme d’avantages, cliquez ici

Ce que vous devez savoir

La diversité, l’équité et l’inclusion (DE&I) au cœur de nos engagements :

• Valoriser chaque employé.e de l’organisation en tant qu’individu et traiter tout le monde sur un même pied d’égalité, nous permet de créer un environnement de travail qui valorise et respecte les personnes pour leurs talents, leurs aptitudes et leurs compétences.
• BNP Paribas recrute, emploie, forme, paye et promeut indépendamment de la race, de la religion, de la couleur, de l’origine, du genre, de l’orientation sexuelle, du handicap, de l’âge et autres statuts protégés (Loi sur l’équité et matière d’emploi et la Loi canadienne sur les droits de la personne).
• Pour en savoir plus sur nos engagements en termes de DE&I, cliquez-ici

À propos de nous

BNP Paribas est la première banque de l’Union européenne et un acteur bancaire international de premier plan. Présent dans 63 pays, avec plus de 180 000 collaborateurs et collaboratrices, le Groupe détient des positions clés dans plusieurs domaines d’activité bancaires et de services financiers.

La mission de BNP Paribas est de contribuer à une économie responsable et durable en finançant et en conseillant ses clients selon les normes éthiques les plus élevées, tout en nous efforçant de répondre aux préoccupations essentielles en matière d’environnement, de développement des territoires et d’inclusion sociale.

Depuis 1961, BNP Paribas au Canada accompagne les grandes entreprises et institutions canadiennes dans leur développement d’affaires, en offrant une gamme complète de services financiers spécialisés et de produits d’investissement.

Avec plus de 1 400 employé.e.s, BNP Paribas au Canada continue d’attirer des experts de différents domaines, ainsi que des jeunes talents ambitieux du monde entier. Nous sommes fiers d’offrir à nos employé.e.s un milieu de travail enrichissant et international où ils∙elles peuvent bâtir leur carrière professionnelle en perfectionnant leurs compétences, en relevant des défis et en enrichissant leurs connaissances de l’industrie financière.

Nos certifications et partenariats

• Meilleurs Employeurs de Montréal 2025
• Meilleurs Employeurs pour la Diversité au Canada 2025
• Fierté Canada au travail (Pride at Work Canada)
• La Gouvernance au Féminin – Certifiée Parité –  Certification Platine
• Parmi les 300 plus grandes entreprises du Québec de Les Affaires
• Synclusiv
• Ready, Willing, and Able
• Autisme sans Limite 
• Meilleures Entreprises de LinkedIn 2024

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